Privacyverklaring

Algemeen

Wij verhuren, verkopen en beheren woningen in Friesland. Als u een woning wilt huren of kopen, ontkomen we er niet aan om persoonsgegevens van u te verwerken. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Accolade. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw gegevens omgaan. En waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.

 

De wet

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens hebben wij te maken met de volgende wet- en regelgeving:

  • Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
    Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet. Sinds 1 januari 2016 bestaat er ook een verplichting om datalekken te melden.
  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
    Dit is de nieuwe Wet bescherming persoonsgegevens,  die op 25 mei 2018 in gaat.
  • Aedescode en Governancecode
    Hierin hebben woningcorporaties afspraken gemaakt over hun integriteitsbeleid.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Daarnaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld het Burger Service Nummer (BSN), gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

 

Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als dat gebeurt op grond van een van de redenen:

  • De gegevensverwerking is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst, waarbij betrokkene partij is of wenst te worden (nodig voor de huurovereenkomst).
  • De gegevensverwerking is nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.  Bijvoorbeeld de inkomenstoets en de controle van het BSN om de identiteit vast te stellen.
  • De gegevensverwerking is nodig vanwege gerechtvaardigde belangen van Accolade. Of van de met haar verbonden instellingen, ondernemingen of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Dat gebeurt niet wanneer het belang of de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder weegt. Denk in het bijzonder aan het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
  • De betrokkene heeft voor de verwerking uitdrukkelijk toestemming verleend.
  • Een calamiteit (zaak van leven of dood) maakt verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk.

 

Verwerken van persoonsgegevens

Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken (dataminimalisatie).

 

Websites van Accolade

Huurders en woningzoekenden regelen veel zaken via de website, zoals bijvoorbeeld een huuropzegging. Daarbij geven huurders en andere gebruikers ons toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Om welke websites gaat het dan precies? Er zijn drie websites van Accolade waarmee u te maken kunt krijgen. Dit zijn:

  1. accolade.nl
    Dit is de website die u nu bezoekt. Op deze website verstrekt u aan Accolade geen persoonlijke gegevens. Wel maken wij gebruik van cookies. Deze hebben als doel om gegevens te verzamelen voor onze webstatistieken. De op personen herleidbare gegevens worden niet bewaard en niet gedeeld met derden.
  2. www.frieslandhuurt.nl 
    Dit is een aparte gezamenlijke website. Samen met woningcorporatie Elkien publiceren wij hierop ons huurwoningenaanbod. U vult dan eenmalig uw gegevens in. Daarna kunt u via een persoonlijke inlogcode deze website bezoeken. Zo kunt u het woningaanbod raadplegen en reageren op bepaalde huurwoningen.
  3. https://mijn.accolade.nl/
    MijnAccolade is een huurdersportaal. Alleen huurders van Accolade kunnen gebruik maken van dit portaal. Met MijnAccolade kan de huurder:

- reparatieverzoek inplannen;
- de huur betalen;
- de huur opzeggen;
- een compliment, tip of klacht doorgeven;
- een aanpassing in de woning aanvragen;
- een betalingsregeling aanvragen;
- persoonlijke gegevens inzien en wijzigen;
- gegevens van de woning bekijken.

Om toegang te krijgen tot MijnAccolade moet de huurder online een formulier invullen. Op dit formulier vult hij/zij naam, adres, plaats, telefoonnummer en e-mailadres in. Vervolgens ontvangt de huurder een activatiecode. Met behulp van deze inlogcode kan de huurder de site bezoeken.

 

Privacy: een serieuze zaak

Accolade neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacy beleid. Huurt of koopt u een woning van ons? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst. Gegevens die wij van u nodig hebben zijn bijvoorbeeld: uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en gegevens over uw inkomen. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • Alle persoonsgegevens verwerken wij voor de huur- of koopovereenkomst. Deze zijn met uw (uitdrukkelijke) toestemming verkregen.
  • Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
  • Wij houden ons strikt aan de wet. Het gaat hierbij om de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming. En daarnaast om andere toepasselijke wetgeving over de verwerking van persoonsgegevens.

 

Functionaris Gegevensbescherming

Accolade verwelkomt (relevante) opmerkingen en commentaar op de informatie op onze website(s). Wij beschikken over een functionaris gegevensbescherming. Hij is onder andere belast met het interne toezicht op ons privacy beleid. Ook handelt de functionaris gegevensbescherming vragen en klachten af van mensen binnen en buiten onze organisatie over de verwerking van privacygegevens.

Uw opmerkingen of vragen daarover stuurt u aan de functionaris gegevensbescherming, per e-mail naar fg@accolade.nl of per brief naar:

Accolade
functionaris gegevensbescherming
postbus 341
8440 AH Heerenveen

 

Ik ga een woning van Accolade huren

Als u een woning van ons gaat huren, welke persoonsgegevens hebben wij dan van u nodig?

  • uw naam, huidige adres, (straat, huisnummer, postcode en woonplaats), telefoonnummer en e-mailadres;
  • uw betalingsgegevens (bankrekeningnummer);
  • gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten, zoals een inkomensverklaring van De Belastingdienst;
  • een verhuurdersverklaring van uw huidige verhuurder;
  • een uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente waar u nu woont waarop uw woonhistorie vermeld is;
  • gegevens die noodzakelijk zijn om uw identiteit vast te stellen, zoals uw paspoort of rijbewijs (wij maken daar géén kopie van maar noteren dat wij uw identiteit hebben vastgesteld);
  • gegevens van uw medehuurders of medebewoners/familieleden.

 

Beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie

Voor de veiligheid van bewoners hangt Accolade soms beveiligingscamera’s op. Of we maken gebruik van elektronische toegangsregistratie. Het gaat daarbij om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme. En het beschermen van de bewoners en hun eigendommen. Daar waar we cameratoezicht of elektronische toegangsregistratie hebben, hangen borden van wie deze camera’s of het toegangssysteem zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen. Ze filmen zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen.

 

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor:

  • verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers en parkeergarages en – plaatsen;
  • uitvoeren van de woonruimteverdeling;
  • uitvoeren van de wettelijke inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
  • afsluiten van een huur- of koopovereenkomst;
  • innen van de huur en overige betalingen, inclusief het uit handen geven van deze vorderingen aan de deurwaarder en het voorkomen van uit huiszettingen;
  • (WMO) aanpassingen, onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren;
  • zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving;
  • aanpak van woonfraude en overlast;
  • meldingen aan zorg verlenende instanties;
  • verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken;
  • afhandelen van geschillen en klachten;
  • communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten;
  • (woning)marktonderzoek;
  • onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
  • intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);
  • uitvoeren van betalingen aan derden (bv aannemers);
  • uitvoeren van terugbetalingen aan huurders (bv servicekosten);
  • berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
  • nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. controle inkomen);
  • de camerabeelden / toegangsregistratie gebruiken we bij incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren.

 

Nieuwsbrief Bij Ons

Huurt u een woning van ons en heeft u uw e-mailadres aan ons verstrekt? Dan ontvangt u periodiek de nieuwsbrief ‘Bij Ons’ van Accolade. Wanneer u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres van onze verzendlijst voor de nieuwbrief verwijderd.

               

Surf- en klikgedrag

We kunnen informatie verzamelen over uw bezoek aan onze websites. Bijvoorbeeld de pagina's die u bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Zoals het invullen van een formulier. Daarnaast verzamelen we bepaalde standaardinformatie die uw browser verzendt naar elke website die u bezoekt. Zoals uw IP-adres, het type en de taal van de browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte. De website van Accolade bevat geen content van derde partijen, zoals widgets, plug-ins of embedded content. Lees hier welke cookies wij gebruiken.

 

Gegevens aan derden

Wij verstrekken alleen uw gegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld voor de werkzaamheden genoemd onder ‘Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?’. Of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de deze werkzaamheden. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur of aannemer. Wij verstrekken in dat geval alleen uw contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres) zodat een afspraak met u gemaakt kan worden.

Als een andere partij werk voor Accolade verricht moet deze partij zich contractueel hebben verplicht om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens.

 

Verwerkingsovereenkomst

Als het om meer persoonsgegevens gaat dan alleen uw naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres, zal zo’n derde partij met ons een aparte ‘verwerkersovereenkomst’ getekend moeten hebben. Daarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen. Ook staat erin dat ze deze mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan. Een voorbeeld daarvan is het deurwaarderskantoor dat voor Accolade diensten verricht. Als we een deurwaarder moeten inschakelen, krijgt hij bijvoorbeeld ook informatie over de huurachterstand. Met de deurwaarder sloten wij een verwerkingsovereenkomst.

 

Convenant

Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties. Denk bijvoorbeeld aan Geestelijke Gezondheidszorg GGZ, Verslavingszorg Noord Nederland VNN, de Kredietbank, Limor, Zienn, gemeentelijke sociaal teams enz. In die gevallen moet een convenant getekend zijn. Daarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.

 

Verstrekken van gegevens aan bevoegde autoriteiten

Verder kunnen andere overheidsinstanties of instellingen met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen. Accolade is dan op grond van de wet verplicht om uw persoonsgegevens aan deze derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan het delen van gegevens bij een strafrechtelijk onderzoek. Maar ook aan de bewindvoerder die door de rechtbank is benoemd als vertegenwoordiger van de huurder.

In alle andere gevallen dan hierboven beschreven vragen wij eerst uw toestemming.

 

Ledenadministratie

Wij houden de ledenadministratie van de huurdersbelangenverenigingen waarvan onze huurders lid zijn bij. Dit betekent dat wanneer u lid bent van de huurdersbelangenvereniging, uw persoonsgegevens door Accolade verwerkt worden. Ook geven wij de betaling van de contributie aan de huurdersbelangenvereniging door.

 

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens, die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons beschermd. Dit doen wij met technische en organisatorische maatregelen om verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Onze medewerkers die deze persoonlijke gegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens controleren wij regelmatig. Wanneer nodig passen we dit aan de nieuwste stand van de techniek aan. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Daarbij worden in elk geval de wettelijke minimum bewaartermijnen in acht genomen. Zodra deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn vernietigen we deze. Of we bewaren ze  op een zodanige manier, dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trend onderzoek. Deze principes gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

 

Ketenpartners

Accolade kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling vindt plaats binnen de wettelijke kaders. Het zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. De verwerkingen die vallen onder de convenanten melden we aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het hangt van het doel van het convenant af of wij u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen. Aan huurdersverenigingen verstrekken we het adres van de verhuurde woningen. De naam en het e-mailadres van de nieuwe huurder wordt alleen aan de huurdersverenigingen verstrekt als de huurder daarvoor toestemming heeft gegeven. En als hij/zij aangegeven heeft lid te willen worden van de huurdersvereniging. Heeft u over dit onderwerp vragen? Dan kunt u altijd contact met Accolade opnemen.

 

Wat zijn uw rechten?

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u meer mogelijkheden om voor uzelf op te komen als uw persoonsgegevens worden verwerkt.

  • Het recht van inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
  • Het recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen.
  • Het recht van verwijdering: als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier is een aantal uitzonderingen op. Zoals onze plicht om sommige gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst.
  • Het recht op beperking van de verwerking: dit recht heeft u als:
    • gegevens niet kloppen;
    • de verwerking onrechtmatig is;
    • de gegevens niet meer nodig zijn;
    • als u bezwaar heeft gemaakt.
  • Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.
  • Het recht van bezwaar: als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken. Hierna volgt een belangenafweging volgen.

Wij lichten de belangrijkste rechten die u heeft hieronder kort toe.

 

Geen inzage

De navolgende gegevens worden niet door Accolade aan de huurder overlegd:

  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik.
  • Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman.
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt bij de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 43 Wbp.

 

Verzoeken tot correctie en verwijdering

Correctie van persoonsgegevens kan alleen als de gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook als de gegevens overbodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld kunnen we deze aanpassen of verwijderen. Dat geldt natuurlijk ook wanneer de gegevens in strijd met de wet zijn verwerkt. Is het correctieverzoek terecht? Dan voeren wij de wijzigingen zo snel mogelijk door. Wij geven de wijziging ook aan derden door aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt. Tenzij deze kennisgeving niet meer van toepassing is, onmogelijk is of onevenredige inspanning kost. Verwijdering doen we dan zo spoedig mogelijk.

 

Recht van verzet

In bij de wet geregelde gevallen (bij persoonlijke  bijzondere omstandigheden), kan een huurder verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Zo’n verzoek kan via e-mail of schriftelijk en met motivatie ingediend worden bij Accolade. Accolade beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Als het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigd Accolade per direct de verwerking. Accolade is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Accolade wettelijk verplicht is.

 

Identificeren

Voordat een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet in behandeling wordt genomen moet de huurder zich eerst identificeren. Huurders kunnen dit doen door langs te komen en een ID kaart of paspoort (het origineel!) te tonen. Als de huurder jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek gedaan worden door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet wordt binnen vier weken beantwoord.

 

Aanvraagformulier

Wilt u gebruik maken van één van deze rechten of heeft u een vraag? Dan kunt u het webformulier AVG invullen en aan ons toezenden. Wilt u meer achtergrondinformatie? Ga dan naar de website van de autoriteit persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Heerenveen, juni 2018, versie 1.1